Ana Sayfa / internet / Yüzlerce e-postayı yönetme önerileri

Yüzlerce e-postayı yönetme önerileri

Etkin E-Posta Yönetimi İçin 3 İpucu

Her gün bir sürü email alıyorsanız bunlarla uğraşmak başınızı ağrıtacağı benzer biçimde, zamanınızı da çalacaktır.

Ofiste çalışanlar kimi zaman günde yüzün üstünde, ayda ise binlerce e-postayı okumak ve yanıt vermek zorunda kalabiliyor. Hepsi hem yorucu ve usandırıcı, hem de strese bağlı sıhhat problemlerine sebep oluyor.

Günde kaç e-posta alıyorsunuz? 50? 100? Bir ihtimal 200.

Günümüzde ofis çalışanlarının günlük iş rutinlerinin büyük bölümünü aldıkları e-postaları okumak ve yanıtlamak oluşturuyor. Günde 150 e-posta alan bir çalışanın bu tarz şeyleri bir tek okumak için ortalama 3 saat ayırması gerekiyor.

Bu kadar yoğun yazışma trafiğinin tek dezavantajı bir tek yarattığı iş yoğunluğu değil. Yazar ve konuşmacı Linda Stone’un Huffington Post’taki yazısına nazaran %80’imiz e-posta okurken ve yazarken nefesimizi tutuyor yada yüzeysel nefes alıyoruz.

Bu durum literatürde e-posta apnesi olarak geçiyor. Aldığımız mesajı okumak yada yeni ileti yazmak için bilgisayara yada telefona fazla yaklaşmamız sebebiyle bu durum ortaya çıkıyor, bu da uzun solukta strese bağlı sıhhat problemlerine yol açıyor.

Ofis ortamında çalışıyorsak e-postalar daima hayatımızda olacak, bundan kaçış yok. Fakat bir kaç ipucunu uygulayarak sayılarını, dolayısıyla da negatif etkilerini azaltabiliriz.

1# Doğru kanalı tercih edin

Ne kadar azca e-posta gönderirseniz o denli azca alırsınız. O nedenle gönderdiğiniz e-posta sayısını azaltın. Bunun için de mesajlarınızı değişik kanallarla iletme seçeneğini ne olursa olsun değerlendirin.

İleteceğiniz her ileti öncesinde kendinize şu suali mesele: Mesajımı iletmem için en doğru kanal ne? Mesela bir toplantı planlayacaksanız e-posta ile iletişime geçmenizi önermiyorum. Bu şekilde bir planlamada gereksiz yazışma trafiği yaratmamak için telefon yada karşı karşıya görüşme en doğru tercih olacaktır.

2# Mevzu satırını etkili hazırlayınEtkin E-Posta Yönetimi

E-postanızın mevzu kısmında yazma amacınızı net olarak belirtin. Eğer bir mevzuda informasyon istiyorsanız, diyelim ki hazırladığınız bir rapor için veri istiyorsunuz, mevzu kısmında bunu net olarak belirtin. “X raporu hakkında” benzer biçimde genel bir ifade kullanmak yerine karşı taraftan X raporu ile ilgili tam olarak ne beklediğinizi belirtin: “X raporunda kullanacağımız satış verileri”

Hatta mevzu kısmında sual cümlesi kullanmanız mesajınızı alan kişiyi suali yanıtlamaya yönlendireceği için daha da etkili olacaktır: “X raporunda kullanacağımız satış verilerini gönderir misiniz?”

3# Eyleme yönelik metin yazın

E-postanın giriş bölümünde bu metni yazmanızı hazırlayan şartlar, olayın geçmişi benzer biçimde detaylara yer vermeyin. Direkt yazma amacınızı ve karşı taraftan beklentinizi belirtin.

Yazının devamında birazcık daha detaya girebilirsiniz fakat bunu yaparken de uzun cümleler ve paragraflarla ilerlemeyin. Karşı tarafın mevzuyla ilgili bilmesi ihtiyaç duyulan bilgileri kısa, özet cümleler halinde ve madde madde yazın.

Etkin e-posta yönetimini kurum olarak gündeme almak ve tüm çalışanları içerecek bir proje şeklinde uygulamak doğal olarak ki etkinliği arttırır. Fakat şirketinizin bu şekilde bir planı yoksa bile kişisel olarak bu maddeleri uygulayarak e-posta trafiğinizi azaltabilir ve mesajlarınıza daha süratli cevap alabilirsiniz.

Müge Arslan

OKUDUYSANIZ yada IZLEDIYSENIZ PAYLAŞIN LÜTFEN HERKES OKUSUN ve IZLESIN.

Bu habere de bakabilirisiniz

WordPress blog sitesi için soru-cevap eklentisi

Question and Answer Sites

Bir cevap yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

CLOSE
CLOSE
çocuk porno